Política de Tratamiento de
Datos Personales

Última actualización: Abril 2026

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

DataFocus S.A.S. (en adelante "DataFocus" o "la Empresa"), sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, en cumplimiento de la Constitución Política (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de DataFocus.

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, y de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se adoptan las siguientes definiciones:

Término	Definición
Autorización	Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos	Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible	Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
Encargado del Tratamiento	Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento	Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En esta política, DataFocus S.A.S.
Titular	Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento	Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios Rectores

DataFocus aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales, de conformidad con los artículos 4 al 6 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: Se garantizará al Titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales solo serán accesibles a personas autorizadas por el Titular o por la ley.
• Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la Empresa.

4. Datos Personales que Recolectamos

DataFocus podrá recolectar los siguientes tipos de datos personales, dependiendo de la naturaleza de la relación con el Titular:

4.1. Datos de identificación y contacto

Nombre completo, número de identificación (cédula de ciudadanía, NIT, cédula de extranjería), correo electrónico, número de teléfono fijo y/o celular, dirección física, ciudad, departamento y país.

4.2. Datos profesionales y laborales

Cargo, empresa u organización a la que pertenece, profesión, experiencia laboral y áreas de interés profesional.

4.3. Datos de navegación y uso del sitio web

Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, cookies y tecnologías similares de rastreo, conforme a nuestra política de cookies.

4.4. Datos derivados de la relación contractual

Información relacionada con la prestación de servicios, datos de facturación, historial de proyectos y comunicaciones comerciales.

5. Finalidad del Tratamiento

DataFocus tratará los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades:

1. Dar respuesta a solicitudes de información, cotizaciones, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
2. Ejecutar la relación contractual derivada de la prestación de servicios de desarrollo de software a la medida, análisis de datos y estudios territoriales.
3. Enviar información comercial, promocional y de actualización sobre nuestros servicios, siempre que el Titular haya autorizado este tipo de comunicaciones.
4. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, preferencias y necesidades de nuestros clientes y prospectos.
5. Cumplir con obligaciones legales, contables, fiscales y regulatorias vigentes en Colombia.
6. Gestionar procesos de selección de personal y vinculación laboral.
7. Transferir datos a terceros con los cuales DataFocus tenga relación contractual para el cumplimiento de los servicios contratados, previo cumplimiento de los requisitos legales.
8. Garantizar la seguridad de nuestros sistemas de información y plataformas tecnológicas.
9. Recolectar y procesar datos georreferenciados en el marco de estudios territoriales, encuestas y proyectos de campo.

6. Autorización y Consentimiento

De conformidad con los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013, DataFocus requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá otorgarse a través de los siguientes mecanismos:

• Por escrito, mediante la firma de un documento físico o digital.
• De forma oral, en el marco de una conversación telefónica o presencial debidamente documentada.
• Mediante conducta inequívoca del Titular, como el diligenciamiento de formularios en el sitio web con aceptación expresa de la presente política a través de la casilla de verificación dispuesta para tal fin.

DataFocus conservará prueba de la autorización otorgada por el Titular y garantizará que el consentimiento pueda ser revocado en cualquier momento, siguiendo el procedimiento descrito en esta política.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DataFocus. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a DataFocus para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado por DataFocus, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DataFocus.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

8.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de DataFocus, dirigiendo su solicitud al correo electrónico contacto@datafocussas.com, indicando:

• Nombre completo del Titular.
• Número de identificación.
• Datos de contacto (correo electrónico y teléfono).
• Descripción de la consulta o solicitud.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

DataFocus atenderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante DataFocus, dirigido al correo electrónico contacto@datafocussas.com, con la siguiente información:

• Identificación del Titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de Seguridad

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, DataFocus ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre dichas medidas se incluyen:

• Medidas técnicas: cifrado de datos en tránsito y en reposo, control de acceso basado en roles, firewalls, sistemas de detección de intrusos, copias de seguridad periódicas y monitoreo continuo de la infraestructura.
• Medidas humanas: capacitación periódica al personal sobre protección de datos personales, acuerdos de confidencialidad y políticas internas de manejo de información.
• Medidas administrativas: procedimientos documentados para el manejo de incidentes de seguridad, gestión de accesos y revisiones periódicas de las medidas implementadas.

10. Tratamiento de Datos Sensibles

DataFocus podrá, de manera excepcional, tratar datos sensibles cuando concurran los siguientes requisitos:

• Se cuente con la autorización explícita del Titular, informándole de forma clara la naturaleza sensible de los datos y la finalidad específica del tratamiento.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En ningún caso se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles.

11. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

DataFocus, como norma general, no recolecta ni trata datos personales de menores de edad. En caso de que fuera necesario por la naturaleza de un proyecto específico, dicho tratamiento se realizará respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y con la autorización del representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

12. Transferencia y Transmisión de Datos

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, DataFocus podrá transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, siempre que se cumplan los requisitos legales aplicables:

• Cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa para la transferencia.
• Cuando exista un contrato de transmisión de datos entre DataFocus y el encargado del tratamiento, conforme al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
• Cuando se trate de transferencias internacionales a países que, según la SIC, proporcionan niveles adecuados de protección de datos.
• Cuando la transferencia sea legalmente exigida para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En todos los casos, DataFocus exigirá a los terceros receptores el cumplimiento de estándares de protección de datos equivalentes o superiores a los establecidos en la legislación colombiana.

13. Cookies y Tecnologías de Rastreo

El sitio web de DataFocus utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico del sitio y personalizar el contenido. Las cookies que utilizamos incluyen:

• Cookies esenciales: necesarias para el funcionamiento básico del sitio web.
• Cookies analíticas: nos permiten comprender cómo los visitantes interactúan con el sitio web.
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14. Vigencia y Modificaciones

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de DataFocus y estará vigente mientras DataFocus mantenga bases de datos personales bajo su responsabilidad. Los datos personales serán conservados por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y conforme a los plazos legales aplicables.

DataFocus se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en el sitio web y se pondrán en conocimiento de los Titulares a través de los medios que DataFocus considere apropiados. El uso continuado de nuestros servicios o sitio web después de la publicación de cambios constituirá aceptación de los mismos.

15. Canal de Atención

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en esta política, o para realizar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, el Titular podrá comunicarse a través de los siguientes canales:

16. Autoridad de Protección de Datos

En caso de que el Titular considere que DataFocus ha vulnerado sus derechos en materia de protección de datos personales, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante DataFocus.

17. Legislación Aplicable

La presente política se rige por la legislación colombiana, en particular:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Capítulo 25 y 26).